Par: Nicholas Bahr, responsable mondial de la Gestion des risques opérationnels
Tel que publié dans industryweek.com
Février 2018
On dit “ mieux vaut prévenir que guérir ”. Ce conseil est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit de planifier la continuité des activités lors de catastrophes naturelles. Compte tenu des nombreuses priorités concurrentes auxquelles doit faire face le chef d’entreprise , il peut être facile de supposer, les événements météorologiques extrêmes et les catastrophes naturelles étant rares, qu’il n’est pas impératif de les anticiper dès maintenant. Mais une telle réflexion est effectivement un pari sur la capacité de votre entreprise à opérer, car si l’on se fie à l’histoire récente, les événements naturels graves se produisent maintenant à une fréquence alarmante.
Au début du mois de janvier, les États-Unis ont connu une grande vague de froid Arctique qui a soumis de nombreuses villes à des températures inférieures à zéro degrés pendant plus de deux semaines. Et en même temps, un “ cyclone-bombe ” étant apparu sur le long de la côte Est des États-Unis a parcouru les États de la Géorgie au Maine en laissant ceux-ci plongés dans la glace et le blizzard. Durant l’été dernier sont survenus certains des événements météorologiques les plus extrêmes jamais observés en Amérique du Nord : les ouragans Harvey, Ima et Maria qui ont dévasté les Caraïbes et le sud-est des États-Unis en un seul mois.
Leur gravité est aussi alarmante que la fréquence de ces événements extrêmes. Lorsque l’ouragan Maria a touché Porto Rico, il a coupé l’électricité et l’eau sur presque la totalité de l’île. Aujourd'hui, environ 40 % de la surface de l'île ne possède toujours pas d'électricité. L'ouragan Harvey a fait tomber plus de 102 trillions de litres d'eau sur la Louisiane et le Texas ; plus de 1 mètre de pluie est tombé dans certaines régions du Texas sur une période de 4 jours. L'impact sur un seul secteur industriel était déjà considérable : À la suite de la tempête, 31 % de la capacité totale de raffinage américaine a dû être mise hors ligne ou être considérablement réduite dans le sillage de la tempête.
Mère Nature est aussi imprévisible qu’acharnée, et c’est la raison pour laquelle les entreprises ont intérêt à mettre en place des systèmes de gestion de la continuité des activités (BCM) le plus tôt possible. Comme nous le savons tous, plus une entreprise connaît de temps d'arrêt, plus elle perd de l'argent, sans parler des dommages à sa réputation et de la perte de parts de marché. Anticiper la probabilité d'événements graves et atténuer les temps d'arrêt à venir est un investissement judicieux en termes de temps et de main-d'œuvre. Mais il est important de ne pas faire un amalgame entre des plans de gestion des urgences ou de réponse aux crises et un système de gestion de la continuité des opérations. Le premier convient aux incidents catastrophiques spécifiques, tels qu'une défaillance de réseau informatique dans une centrale électrique, une défaillance structurelle sur une plate-forme pétrolière offshore ou une cyberattaque. Bien que la mise en place de tels plans de gestion des situations d'urgence et de réponse aux crises soit importante, ils diffèrent d'un plan de gestion de la continuité des opérations, qui guide l'entreprise en cas de perturbation à long terme causée par des conditions météorologiques et les désastres naturels, ou encore les catastrophes causées par l'homme telles que le terrorisme.
Un système de gestion de la continuité des opérations est un processus de gestion holistique qui identifie les menaces et vulnérabilités potentielles des activités et des opérations d'une entreprise, qui développe des stratégies pour rendre les opérations résilientes à un événement à grande envergure, et emploie des procédures visant à restaurer rapidement les services et poursuivre les opérations. Cela se fait grâce à un ensemble complet de dispositifs et de processus qui définissent les mesures spécifiques qu’une entreprise peut suivre de manière proactive pour se préparer à une crise ou à un désastre, en espérant prévenir certains des pires scénarios, apporter des solutions à la crise et gérer efficacement son rétablissement à long terme (consultez l'illustration à la page suivante). Son objectif est de restaurer les services et les opérations critiques après un événement perturbateur et ce, aussi rapidement et efficacement que possible.
Il existe six étapes clés pour élaborer un plan de gestion de la continuité des opérations :
Étape 1 : établir des rôles et des responsabilités de planification—Identifier et comprendre qui, dans l'entreprise, est responsable de tâches essentielles spécifiques pendant et après un événement grave est essentiel pour réagir efficacement et rétablir les activités de l'entreprise après l'événement.
Étape 2 : effectuer une évaluation des risques—Il est essentiel de comprendre tous les risques susceptibles d’avoir un impact sur l’entreprise au cours d’un événement grave pour gérer ceux-ci efficacement. Les entreprises doivent procéder à une évaluation approfondie des risques pour identifier et hiérarchiser tous les risques susceptibles de survenir lors d'un événement grave.
Étape 3 : effectuer une analyse de l'impact sur l'entreprise—La détermination des impacts de tous les risques identifiés sur des processus spécifiques aidera les entreprises à hiérarchiser de manière appropriée les ressources disponibles pour limiter la perte ou la perturbation des opérations et services clés.
Étape 4 : élaborer des stratégies de continuité—Avoir des plans, des procédures et des accords, tels que des protocoles d’entente avec les fournisseurs à utiliser en cas de situations d’urgence, mis en place à l’avance pour prévenir, détecter, réagir et se rétablir suite à des événements graves sont des éléments fondamentaux des opérations durables, peu importe les perturbations rencontrées.
Étape 5 : planifier les tests, la formation et les exercices—Il y a un adage dans le secteur de la gestion des risques qui dit : “ Vous devez tester pour assurer votre succès. ” Une fois qu'un plan de continuité des activités a été élaboré, il est sage de former le personnel pour que celui-ci connaisse ses responsabilités et effectue des simulations, qu'ils réalisent des exercices de simulation pour mettre le plan en pratique de manière à ce qu'en cas d’événement grave, l’entreprise soit préparée à y faire face.
Étape 6 : planifier la maintenance—Au fil du temps, les choses changent inévitablement au sein d’une entreprise, qu’il s’agisse d’ajouter des installations, de transférer du personnel vers différents sites, ou encore de changer de fournisseurs et de sous-traitants. Il est donc important d'examiner et de mettre à jour régulièrement le plan de continuité des activités, idéalement à chaque fois qu'il y a un changement dans l'entreprise ou les activités. Cela maintiendra les entreprises dans les meilleures conditions possibles pour gérer les événements imprévus et graves qui surviennent.
Des événements météorologiques violents ou d'autres catastrophes susceptibles de provoquer de longues perturbations dans les opérations sont inévitables. Les entreprises intelligentes prennent donc le temps de planifier et d'anticiper ces situations. Disposer d'un système de gestion de la continuité des opérations instauré, le revoir, le mettre à jour et le pratiquer régulièrement aidera les entreprises à faire face à la tempête et à reprendre son fonctionnement normal - et à perdre moins d’argent - lorsqu'un événement grave se produit inévitablement.
Nicholas Bahr est le responsable mondial de la Gestion des risques opérationnels chez DuPont Sustainable Solutions.